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Guida Completa Dropbox: Condivisione E Backup Dati On line

Abbiamo più volte parlato di backup, condivisione file, siti di file hosting e così via… Non vi avevamo ancora presentato però Dropbox,
una web application e non solo, tramite la quale condividere file e cartelle tra più computer, fare il backup dei propri dati e collaborare on line, diventano tutte operazioni di una semplicità estrema.

Guida completa a Dropbox

Dopo aver letto tutte le features di questa applicazione, vedrete, non potrete farne più a meno! :)

Dropbox è un’applicazione on line, ma anche un software multipiattaforma, che offre un servizio di file hosting e sincronizzazione automatica di file tramite Web e tramite l’interfaccia del programma.

I file condivisi sono accessibili tramite il protocollo SSL e sono crittografati tramite la cifratura AES-256, il che assicura un elevato livello di sicurezza e privacy.

Dropbox è disponibile in una versione gratuita che permette l’hosting di 2GB espandibili fino ad 8GB. In che modo?

Semplicemente invitando persone. Per ogni persona che avremo fatto iscrivere ci saranno aggiunti 250MB. C’è poi la versione a pagamento che offre uno storage fino a 100GB.

Per poter usare Dropbox è necessaria una registrazione gratuita che dà accesso a tutte le funzionalità di questo straordinario servizio, che vi andiamo a presentare.

Come dicevamo, Dropbox è accessibile sia tramite interfaccia web, sia tramite un software multipiattaforma disponibile per sistemi Windows, Mac, Linux e dispositivi mobili come iPhone, iPad, e Android

Accesso a Dropbox tramite client

Prima di tutto dovremo scaricare ed installare il client per gestire Dropbox ed inserire il nostro username e password non appena terminata l’installazione.

L’applicazione creerà una cartella “my Dropbox” sincronizzata col nostro account Dropbox: potremo copiare, rinominare ed eliminare file e cartelle come se stessimo agendo su una qualsiasi cartella sul nostro hard disk e tutte le operazioni che compieremo saranno automaticamente sincronizzate; all’interno della cartella “my Dropbox potremo avere:

  • una cartella “public”: nella quale potremo copiare i file che vogliamo condividere sul web; Dropbox ci metterà a disposizione un link diretto al file per condividerlo sul web e farlo scaricare direttamente dal nostro account
  • una cartella condivisa con accesso limitato agli utenti che inviteremo (ottimale per collaborazioni on line):
    una volta che il destinatario avrà accettato il nostro invito via email a condividere una cartella, ogni qualvolta vi copieremo un nuovo file, lui sarà automaticamente avvertito da Dropbox e potrà accedere ai nuovi file col suo account, dal suo computer
  • cartelle e file senza condividerli con nessuno: copiando all’interno di “my Dropbox” cartelle e file, potremo averne accesso solamente noi col nostro account, di fatto utilizzando la cartella come storage per il backup

All’interno di “my Dropbox” noterete che facendo un click col destro su ogni file e cartella verrà aggiunta automaticamente la voce “dropbox” al menu contestuale, con la quale sarà possibile ottenere il link diretto per il download (per i file presenti nella cartella “public”), visualizzare la versione precedente di ciascun file o modificarne le impostazioni di condivisione.

I computer con cui condividere una cartella possono essere quanti vogliamo; gli usi possibili che si possono immaginare sono davvero tantissimi…

  • condivisione di una cartella di lavoro con i nostri colleghi
  • condivisione di una cartella di lavoro all’interno di un team (basti pensare ai numerosi blog multiautore)
  • condivisione di file in una rete privata (più computer in una stessa o in diverse case)
  • condivisione file con amici e parenti
  • e tantissimo altro ancora…

La sincronizzazione dei file e delle cartelle tra i vari computer avviene in maniera automatica e richiede ovviamente una connessione ad internet: ma Dropbox permette anche di lavorare off line sulla cartella “my Dropbox” e tutte le modifiche verranno sincronizzate non appena ci collegheremo ad internet. La sincronizzazione è possibile anche tra sistemi diversi (per esempio potremmo scegliere di condividere una cartella su 3 computer, uno con sistema Windows, uno Mac e uno Linux e poi accedervi anche tramite un dispositivo mobile).

Ma oltre alla funzione di condivisione, Dropbox risulta ottimale anche per effettuare backup specialmente dei nostri documenti, senza condividerli con nessuno: una volta caricati nella cartella “my Dropbox”, potremo stare sicuri che anche in caso di problemi col nostro computer, potremo sempre andarli a recuperare da Dropbox. E se per sbaglio ci sbagliassimo e cancellassimo dati importanti da Dropbox? Anche in questo Dropbox ci viene incontro: Dei file viene conservata una history per 30 giorni, perciò ogni operazione entro questo limite di tempo può essere annullata.

Accesso tramite interfaccia web

Tutte le operazioni sopra descritte possono essere gestite anche tramite l’interfaccia web di Dropbox, in maniera semplicissima. Via web è possibile:

  • accedere a tutti i file e le cartelle caricati
  • modificare, eliminare e caricare nuovi file e cartelle
  • gestire le impostazioni di condivisione, creare cartelle condivise ed invitare persone a visualizzarne ed editarne il contenuto
  • cercare file specifici all’interno del nostro account
  • visualizzare un feed degli eventi recenti legati al nostro account Dropbox
  • recuperare le versioni precedenti di ciascun file caricato, fino a 30 giorni prima per la versione free e di qualsiasi data per quella a pagamento

D’accordo, ma quanto è sicuro Dropbox?

Le cartelle condivise sono visibili solo ed esclusivamente alle persone da noi invitate. Tutti i dati sono trasmessi tramite protocollo SSL e i dati sono protetti tramite cifratura AES-256; per accedere ai nostri file che non abbiamo condiviso si deve necessariamente conoscere il nostro username e password. L’accesso ai file presenti nella nostra cartella “public” è possibile solo tramite link diretti che saremo noi stessi a condividere con chi vorremo.

Ma perché dovrei usare Dropbox invece di altri siti di file hosting o altri metodi per la condivisione di file?

Dropbox offre una serie di funzionalità per la sincronizzazione in tempo reale tra più computer e tutta una serie di impostazioni di condivisione, che altri servizi di file hosting non offrono.

Con Dropbox puoi anche dimenticare i tempi degli allegati via email… Oramai per far avere un file ad un collega o ad un amico, ti basta copiarlo nella cartella che avrai condiviso con lui, niente di più facile.

Stesso discorso vale per la condivisione di file e cartelle tra computer collegati in rete: l’impostazione di cartelle condivise tramite la stessa connessione ad internet, risulta spesso e volentieri problematica per molti utenti, ma con Dropbox questo problema viene facilmente risolto.

La marcia in più di Dropbox sta sicuramente nel fatto di notificare in tempo reale a tutti gli utenti che condividono una stessa cartella, che è stato aggiunto un nuovo file: questo fa di Dropbox uno strumento veramente straordinario, specialmente per chi è abituato a collaborazioni on line, dove la condivisione di file è quantomai frequente.

Nei prossimi post vedremo altri possibili usi che si possono fare di Dropbox, oltre che servizio di file hosting con sincronizzazione in tempo reale di file e cartelle.

Se ancora non ti sei registrato affrettati a farlo!

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