Traccia Gli Spostamenti Dei Tuoi Documenti Condivisi Con WhatchDox

WhatchDox è un programma che potrebbe rivelarsi davvero utile se per motivi lavorativi vi trovate a collaborare e dunque inviare documenti a colleghi o partner. Spesso e volentieri di questi file, frutto magari del proprio ingegno ed iniziativa, si perde traccia. Capita che questi vengano copiati, modificati, inviati ad altri, riutilizzati delle volte a nostra insaputa.

E’ qui che entra in gioco WhatchDox, visto che permetterà di tracciare gli spostamenti dei documenti e di limitarne l’usabilità. Non richiede installazione ma soprattutto potrete iniziare a inviare i vostri primi documenti in pochissimi minuti.

Prima di tutto è necessario scegliere il documento da inviare e impostare i controlli. Si potrà limitare la capacità dell’utente che riceve il file di visualizzarlo, copiarlo, stamparlo e inoltrarlo. Si potrà inoltre impostare una data di scadenza del documento dopo la quale questo non potrà più essere monitorato.

Una volta caricati i documenti da inviare WatchDox provvederà a convertire il vostro documento in formato sicuro e protetto. In questa fase si potrà anche inserire qualche nota da inviare.

L’utente destinatario del documento riceverà un link che gli consentirà di visualizzare una versione protetta del file che gli è stato inviato. Non sarà necessario installare alcun software, ma semplicemente utilizzare il proprio browser.

Ogni qual volta l’utente destinatario interagirà con il documento inviato, in tutti i modi consentiti, verrà recapitato al mittente una mail informativa. In questa sarà indicato se il file è stato visualizzato, stampato, trasmesso con in allegato tutti i dati temporali. In qualsiasi momento successivo all’invio si potrà accedere alla cartella documenti presente sul sito WatchDox, ricercare il destinatario in questione e modificare i permessi o addirittura revocare l’accesso al documento.

E’ possibile inoltre scaricare un plug-in per Outlook attraverso il quale si potranno inviare documenti protetti direttamente utilizzando il client di posta elettronica. Sarà semplice come inviare allegati. Una volta installato il plugin infatti tutto quello che l’utente dovrà fare sarà cliccare sul pulsante Send via WatchDox, presente nella finestra Nuovo Messaggio. Agli allegati normali sarà sostituito un collegamento ai propri documenti protetti.

Un software a mio parere da provare.

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